Листи Та Електронні Листи

Формат ділового листа з прикладами

ЗмістРозгорнутиЗміст Заголовок звучить:

Ешлі Ніколь ДеЛеон / Баланс

Діловий лист - це офіційний документ, який часто надсилається від однієї компанії до іншої або від компанії її клієнтам, співробітникам та зацікавленим сторонам, наприклад. Ділові листи використовуються і для професійного листування між фізичними особами.

Хоча електронна пошта стала найпоширенішою формою листування, роздруковані ділові листи все ще використовуються для багатьох важливих, серйозних видів кореспонденції, в т.ч. довідкові листи , підтвердження зайнятості , пропозиції роботи , і більше.

Написання ефективного, відшліфованого ділового листа може бути легким завданням, якщо ви дотримуєтеся встановлених правил оформлення та мови.

Зрозумійте, що ваш одержувач регулярно читає значну кількість кореспонденції і буде прихильно добре оформлені листи які не містять друкарських та граматичних помилок.

Що включити в лист

Зробіть мету свого листа зрозумілою за допомогою простої та цільової мови, залишаючи початковий абзац коротким. Ви можете почати з того, що я пишу з посиланням на… і звідти повідомляйте лише те, що вам потрібно сказати.

Наступні абзаци мають містити інформацію, яка дає читачеві повне розуміння ваших цілей, але уникайте звивистих речень і непотрібно довгих слів. Знову ж таки, будьте лаконічними, щоб підтримувати їхню увагу.

Якщо ви маєте намір якимось чином переконати одержувача, чи то інвестувати гроші, дати вам рекомендацію, найняти вас, співпрацювати з вами чи вирішити проблему, створіть вагомі аргументи для своєї справи.

Якщо, наприклад, ви хочете, щоб читач спонсорував благодійну акцію, визначте будь-які збіги з благодійними цілями їхньої компанії. Переконайте читача, що ваша допомога була б обопільна, і ви підвищите свої шанси отримати їхню підтримку.

Розділи ділового листа

Кожен розділ вашого листа має відповідати відповідному формату, починаючи з вашої контактної інформації та інформації вашого одержувача; привітання ; тіло листа; закриття; і, нарешті, ваш підпис.

Ваша контактна інформація

  • Твоє ім'я
  • Ваша посада
  • Твоя компанія
  • Вашу адресу
  • Поштовий індекс міста, штату
  • Ваш номер телефону
  • Ваша електронна адреса

Дата

  • Дата, коли ви пишете листування

Контактна інформація одержувача

  • Їхнє ім'я
  • Їх Титул
  • Їхня компанія
  • Адреса Компанії
  • Поштовий індекс міста, штату

Привітання

  • Використовувати для Кого це може стосуватися », якщо ви не впевнені, до кого конкретно звертаєтесь.
  • Використовуйте формальний привітання Шановний пане/пані/докторе [Прізвище], якщо ви не знаєте одержувача.
  • Використовуйте Шановний [Ім’я], лише якщо у вас є неформальні стосунки з одержувачем.

Тіло

  • Використовуйте рядки з одинарним інтервалом із доданим пробілом між кожним абзацом, після привітання та над закриттям.
  • Вирівняйте свою літеру ліворуч (по лівому краю).

Завершальне привітання

Зробіть останній абзац двома реченнями. Просто вкажіть причину вашого письма та подякуйте читачеві за те, що він розглянув ваш запит. Кілька хороших варіантів для вас закриття включати:

  • З повагою
  • Щиро Ваш
  • Сердечно
  • З повагою

Якщо ваш лист менш офіційний, подумайте про використання:

  • Все найкраще
  • Найкращий
  • Дякую
  • З повагою

Твій підпис

Напишіть свій підпис безпосередньо під закриттям і залиште чотири одинарні пробіли між своїм закриттям і введеним повним іменем, посадою, номером телефону, адресою електронної пошти та будь-якою іншою контактною інформацією, яку ви хочете вказати. Використовуйте наведений нижче формат:

Ваш власноручний підпис

Введено повне ім'я
Назва

Розгорнути

Переконайтеся, що нічого не було пропущено

Хорошим практичним правилом є двічі перевірте свою кореспонденцію а потім попросіть колегу переглянути його, щоб переконатися, що нічого не було пропущено.

Шаблон ділового листа

Ви можете використовувати цей зразок ділового листа як зразок і завантажити шаблон (сумісний з Google Docs і Word Online) для текстової версії нижче.

зразок ділового листа

@ The Balance 2020

Завантажте шаблон Word

Зразок ділового листа (текстова версія)

Лінда Лау
Північний державний університет
123 Головна вул
Anytown, CA 12345
555-555-5555
linda.lau@email.com

5 березня 2020 року

Оскар Лі
Керуючий редактор
Графіка та дизайн Acme
Ділова вул., 123
Бізнес-Сіті, Каліфорнія 54321

Шановний містер Лі,

Я хотів би запросити вас відвідати наш майбутній захід з налагодження роботи у відділі вільних мистецтв. Захід відбудеться у другій половині дня 1 травня 2020 року. Ми хочемо надати нашим випускникам можливість зустрітися з лідерами бізнесу в регіоні, які, можливо, шукають нових співробітників, які мають освіту в галузі вільних мистецтв.

Захід проходитиме в Студентському центрі Кокса при Північному державному університеті і триватиме близько двох-трьох годин. Якщо у вас є бажання відвідати або надіслати представника компанії для зустрічі з нашими студентами, будь ласка, повідомте мені про це якомога швидше, і я зможу зарезервувати для вас столик.

Дякую за ваш час, і я сподіваюся почути від вас найближчим часом.

З повагою,

( підпис друкована копія листа)

Лінда Лау
Завідувач кафедри вільних мистецтв

Розгорнути

Приклад підпису електронної пошти

Якщо ви надсилаєте електронний лист, ваш підпис буде дещо іншим . Замість того, щоб включати вашу контактну інформацію в заголовок листа, вкажіть її під своїм підписом. Наприклад:

Надсилання ділового листа електронною поштою

Щиро Ваш,

Ім'я прізвище
Назва
Вашу адресу
Ваш номер телефону
Ваша електронна адреса

Розгорнути

Уточніть, чому ви надсилаєте повідомлення. Включіть тему, про яку ви пишете, у рядок теми електронного листа, щоб читачеві було зрозуміло, чому ви надсилаєте повідомлення.

Поради щодо написання ділового листа

Огляд зразки листів , у тому числі супровідні листи, листи подяки для співбесіди, листи з подальшою відповіддю, листи про прийняття на роботу та про відмову, листи про звільнення, листи вдячності тощо Зразки ділових листів та листів, пов’язаних з працевлаштуванням і поради щодо написання.