Як провести SWOT-аналіз

••• Образи героїв/Getty

При оцінці компанії продуктивність , корисно мати інструменти для проведення ретельного й систематичного огляду. SWOT-аналіз є одним із таких інструментів, яким будь-який керівник повинен знати, як використовувати його в бізнесі.

SWOT-аналіз використовується для визначення сильних сторін, слабких сторін, можливостей і загроз щодо вашої компанії, підрозділу, групи або продукту, послуги чи програми, за які ви відповідаєте. Це дозволяє зосередитися на конкретних сферах і виявити дії, які можуть допомогти розширити сильні сторони, мінімізувати або усунути слабкі сторони, максимізувати можливості та протистояти загрозам.

Ці оцінки часто проводяться з командою і використовуються для формування стратегії або стратегічного плану. Процес відносно простий і включає наступні кроки:

1. Виберіть фасилітатора SWOT

Поки менеджер, команда. або лідер проекту можуть проводити власний SWOT-аналіз, часто корисно використовувати незалежного фасилітатора, щоб звільнити лідера для повної участі та не упереджувати внесок інших.

2. Проведіть мозковий штурм компанії чи підрозділу

Ходіть по кімнаті і вимагайте від учасників ідеї. Сильні сторони компанії або підрозділу включають лідерські здібності, здатність приймати рішення, інновації, продуктивність, якість, обслуговування, ефективність, технологічні процеси тощо. Запишіть усі пропозиції на фліп-чарті. Уникайте повторюваних записів.

Деякі проблеми можуть відображатися в кількох списках. Наприклад, компанія або підрозділ можуть мати сильні сторони в такій області, як обслуговування клієнтів, але можуть мати слабкі сторони або недоліки в цій сфері. На даний момент мета полягає в тому, щоб захопити якомога більше ідей на фліп-чартах, наскільки це можливо. Оцінка відбудеться пізніше.

3. Закріпити

Розвісьте всі сторінки фліп-чарту на стіні. Незважаючи на те, що ви доклали всіх зусиль, щоб уникнути повторюваних записів, деякі ідеї збігаються. Об’єднайте дублікати балів, запитавши групу, які предмети можна об’єднати під одну тему. Не піддавайтеся спокусі надмірної консолідації, об’єднуючи безліч ідей під одну тему. Часто це призводить до відсутності зосередженості. Спростіть свій список якомога сильніше, зберігаючи при цьому різні області сили.

4. Уточнити

Перейдіть у зведений список по пунктах і уточнюйте всі пункти, щодо яких у учасників є запитання. Корисно повторити значення кожного пункту, перш ніж обговорювати його. Дотримуйтеся визначення сильних сторін прямо зараз і не дозволяйте команді говорити про рішення на цьому етапі процесу.

5. Визначте три найсильніші сторони

Іноді три найсильніші сторони очевидні, і голосування не потрібне. У такому випадку просто перевірте консенсус . В іншому випадку дайте учасникам кілька хвилин, щоб окремо вибрати свої головні проблеми. Дозвольте кожному члену команди віддати від трьох до п’яти голосів (три, якщо список питань складається з десяти пунктів або менше, п’ять, якщо він довгий). Визначте три найпопулярніші елементи. Якщо є однакові результати або перше голосування не є остаточним, обговоріть питання з високою оцінкою під час першого голосування та проголосуйте ще раз.

6. Підсумуйте сильні сторони

Після того, як буде визначено три найсильніші сторони, обговоріть, як група визначає кожну з них. Узагальніть ці визначення на одній сторінці фліп-чарту. Тепер у вас є чітке узгоджене уявлення про головні переваги вашої компанії чи підрозділу.

7. Повторіть для слабких сторін

Як і сильні сторони, слабкі сторони компанії чи підрозділу включають лідерські здібності, здатність приймати рішення, інновації, продуктивність, якість, обслуговування, ефективність, технологічні процеси тощо. Виконайте кроки 2-6, щоб звузити основні недоліки, які потрібно усунути.

8. Повторіть для можливостей

Області можливостей включають ринки, що розвиваються, подальше проникнення на ринок, нові технології, нові продукти чи послуги, географічне розширення, зниження витрат тощо. Повторіть кроки 2-6, щоб виявити три головні можливості, які ваша компанія або підрозділ має використати найближчим часом.

9. Повторити для загроз

Загрози можуть включати вихід нового конкурента, законодавчі акти чи нормативні акти, які підвищать витрати або ліквідують продукт, продукт або ринок, що скорочується, тощо. Це зовнішні сили, які можуть вплинути на вашу компанію, а не внутрішні проблеми (вони підпадають під слабкі сторони). Повторіть кроки 2-6, щоб сформувати список основних загроз.

10. Складіть план

Виконання SWOT-аналізу — це чудовий спосіб скласти уявлення про те, де ви знаходитесь і куди вам потрібно піти. Виконання цих кроків дає вам процес ефективного отримання результатів таким чином, щоб залучити та зарядити команду. Після того, як ви закінчите, ви краще розумієте внутрішні та зовнішні реалії, з якими стикається ваша компанія або команда, що дає вам змогу скласти курс вперед.