Людські Ресурси

Як розробити ефективний порядок денний зустрічі

Підготовка визначає, чи досягнете ви бажаних результатів

Жінка використовує добре організований порядок денний для успішної зустрічі в офісі.

•••

Ridofranz/ iStock / Getty Images Plus

ЗмістРозгорнутиЗміст

Порядок денний наради – це перелік питань, які учасники сподіваються виконати на зустрічі. Порядок денний має бути розповсюджений до зустрічі, щонайменше за 24 години, щоб учасники мали можливість підготуватися до зустрічі. Бажано, якщо це можливо, порядок денний має бути доступним за кілька днів до засідання. Чим більше часу у ваших колег буде для підготовки до зустрічі, тим більша ймовірність, що вони відвідають, готові до ефективної участі.

Розробка порядку денного зустрічі

Першим кроком у розробці порядку денного є визначення того, чи потрібні інші співробітники, щоб допомогти вам спланувати зустріч. Потім вирішіть, чого ви сподіваєтеся досягти, проводячи зустріч, і встановіть, що можна зробити цілі для вашої зустрічі . Поставлені вами цілі створять основу для ефективного плану зустрічі. Переконайтеся, що ви не запланували більше, ніж це розумно досяжно протягом часу вашої зустрічі.

Як сказав Стівен Кові у книзі «7 звичок високоефективних людей», «Почніть з думкою про кінець».Мета зустрічі визначатиме фокус зустрічі, порядок денний зустрічі та учасників зустрічі.

Потім подумайте, скільки часу вам буде потрібно для кожного пункту порядку денного. Якщо зустріч триватиме одну годину і у вас є п’ять пунктів порядку денного, це дає вам загальне уявлення про часові рамки, з якими ви працюєте. Це не означає, що кожен пункт порядку денного має тривати рівно 12 хвилин, але п’ять разом, очевидно, не можуть в середньому більше часу, ніж це.

Прийняти рішення

Після визначення загальної мети вам або вашій команді потрібно прийняти певні рішення. На додаток до мети або мети зустрічі також включіть у свій порядок денний:

  • Дата, час і місце зустрічі
  • Потрібні учасники зустрічі
  • Пункти для обговорення
  • Час, який ви очікуєте, групі знадобиться для обговорення кожного пункту
  • Попередня робота до зустрічі. Це включатиме будь-яке читання, документація , дані, протоколи наради з попередньої наради або будь-яку іншу підготовку, яка зробить вашу реальну зустріч успішною. Відповідні документи повинні бути додані до повідомлення про зустріч та порядку денного, коли ви розповсюджуєте їх запрошеним учасникам.

Ідентифікація учасників

Після того, як ви вирішили, що зустріч необхідна для досягнення вашої мети, вам потрібно скласти список учасників. Не кожен співробітник може або повинен брати участь у кожній зустрічі, але запрошення правильних учасників підвищить ваші шанси на успіх. Визначте своїх учасників, поставивши собі кілька запитань:

  • Хто повинен володіти рішенням, розробленим групою?
  • Кому належить процес, який обговорює група?
  • Кому потрібно знати інформацію, яку ви поширюєте?
  • Хто може надати дані та факти для прийняття рішень?
  • Хто має досвід чи знання, якими можна поділитися з групою?
  • Хто повинен підтримувати реалізацію тих чи інших рішень чи завдань?
  • Хто повинен надати дозвіл або ресурси для досягнення результату зустрічі?
  • Хто може виступати проти реалізації будь-яких рішень чи напрямків?

Порядок денний регулярних засідань

Не кожна зустріч потребує спеціально розробленого порядку денного. Більшість співробітників регулярно планують зустрічі для своїх відділів або робочих груп. У вас також є команди та проекти, в яких ви берете участь.

Поточний проект може не вимагати нової розробки порядку денного для кожної зустрічі, але ваша команда буде добре обслуговується, якщо скористається стандартним підходом до зустрічі. Регулярно запланована нарада працівників розділена на три сегменти, для кожного з яких є стандартні питання порядку денного:

Інформаційні елементи

Напишіть будь-які пункти порядку денного, які є інформаційними для кожної зустрічі. Наприклад, керівник інформує групу про результати наради вищого керівництва.

Елементи дій

Помістіть до порядку денного будь-які питання, які, на вашу думку, група захоче розглянути на кожній регулярній запланованій зустрічі. Наприклад, результативність до бюджету за період часу та визначення економії витрат та постійних покращень, яких група планує досягти.

Планування наперед

Помістіть до порядку денного будь-які питання, які група хоче спланувати або підготуватися заздалегідь. Наприклад, короткострокові цілі на наступний місяць або потреба в допомозі колеги щодо майбутніх завдань.

Якщо ви дотримуєтеся цих вказівок під час розробки порядку денного наради, ви підвищите ймовірність того, що ваша зустріч буде більш продуктивною.

Що включити до порядку денного зустрічі

Порядок денний регулярних зустрічей може допомогти досягти бажаних результатів, включивши деякі основні пункти:

  • Розминка і привітання. Розглянемо короткий криголам залежно від того, як часто група збирається. Учасники можуть бути навіть на онлайн-зустрічі добре обслуговується криголамом.
  • Перегляньте мету зустрічі, порядок денний, очікувані результати та продукт.
  • Перегляньте, виправте (за потреби) та затвердіть протокол попереднього засідання.
  • Надайте відповідну інформацію про відділ та компанію, яка потрібна команді.
  • Переглядайте хід виконання завдань, планів дій та зобов’язань. Перевірте прогрес групи у досягненні цілей.
  • Обговоріть і прийміть рішення щодо питань порядку денного цієї зустрічі.
  • Визначте наступні кроки.
  • Визначте мету, результати та порядок денний наступної зустрічі.
  • Наприкінці зустрічі той, хто записує, повинен переглянути зобов’язання, взяті людьми під час зустрічі.
  • Визначте необхідну допомогу від людей, які не входять до групи, і призначте учасникам встановити контакт.
  • Визначте, хто за межами наради має знати, що саме, і вирішіть, як ви будете спілкуватися.
  • Розповсюджуйте протоколи протягом 24 годин після зустрічі або негайно, якщо записувач брав їх в електронному вигляді.

Суть

Ви можете зробити свої онлайн-зустрічі чи особисту зустріч більш ефективною та з більшою ймовірністю принести результати, яких ви прагнете, коли складете детальний порядок денний. Порядок денний є результатом вашого дисциплінованого мислення про результати, яких ви бажаєте досягти. Порядок денний зустрічі є зовнішнім проявом вашого плану та цілей.

Джерела статті

  1. Франклін Кові. ' Звичка 2: Почніть з думкою про кінець .' Доступ 20 січня 2021 року.