Як відформатувати контактну інформацію в супровідному листі
••• Антоніо Гілем / Getty Images
Коли ви створюєте супровідний лист, сподіваючись отримати роботу, вам потрібно надати свою контактну інформацію роботодавцю. Включення потрібних деталей у чіткий і легко читаний формат полегшує потенційним роботодавцям зв’язок з вами та найняти вас.
Елементи контактної інформації в супровідному листі
Як правило, ви повинні додати ключові відомості про себе, незалежно від того, готуєте ви письмовий супровідний лист чи електронний лист. У разі письмового листа ви також повинні вказати інформацію про одержувача.
Ваша інформація (як для письмових листів, так і для електронних листів) має вказувати:
- Ім'я: Додайте своє повне ім'я.
- Адреса вулиці: Вкажіть адреса де ви зараз живете.
- Місцезнаходження: Також вкажіть своє місто, штат та поштовий індекс.
- Номер(и) телефону(ів): Вкажіть номер, за яким з вами найлегше зв’язатися. Якщо вдень з вами можна зв’язатися за номером мобільного телефону, а ввечері — за номером телефону домашнього офісу, ви можете вказати обидва номери — позначте один «Мобільний телефон», а інший — «Вечірній телефон».
- Електронна адреса: Це потрібно лише для письмових супровідних листів; для супровідних листів електронної пошти сама електронна пошта служить записом вашої адреси електронної пошти. Обов’язково додайте професійну ручку для контактної інформації електронної пошти, бажано варіант вашого імені чи ініціалів.
- Бажаний спосіб зв'язку: Вкажіть найшвидший спосіб зв’язатися з вами з доступних варіантів, які ви надаєте, будь то номер мобільного телефону або контактна інформація електронної пошти.
Інформація про одержувача (включена лише в письмові супровідні листи) має включати:
- Ім'я: Це має бути повне ім’я одержувача — зазвичай це відділ менеджер хто відповідає за найм. Якщо потрібно, перевірте веб-сайт компанії або LinkedIn, щоб дізнатися ім’я керівника відділу. Якщо ви сумніваєтеся, зателефонуйте на головну лінію компанії та запитайте у портье. Якщо ви не можете визначити ім’я контакта, використовуйте назву відділу в контактній інформації.
- Назва: Додайте назву посади одержувача, наприклад, «Менеджер з продажу».
- Компанія: Вкажіть назву компанії одержувача.
- Адреса: Включіть адресу компанії одержувача.
- Місцезнаходження: Додайте місто, штат та поштовий індекс компанії одержувача.
Порада
Включення імені менеджера з найму в письмовий супровідний лист може допомогти йому швидше дістатися до них, особливо якщо їх компанія переповнена поштою.
Як відформатувати контактну інформацію в супровідному листі
Місце розміщення інформації залежить від того, чи готуєте ви письмовий супровідний лист чи електронний лист. Але загальний порядок розміщення інформації в обох випадках однаковий.
Розмістіть контактну інформацію у верхній частині письмових супровідних листів
Якщо ви пишете супровідний лист для друку та надсилання поштою, або скануєте та завантажуєте на a дошка вакансій , додайте інформацію про те, як потенційний роботодавець може зв’язатися з вами, у верхній частині листа.
Спочатку вкажіть свою контактну інформацію — у верхньому лівому куті документа. Використовуйте одинарний інтервал і послідовний шрифт і відформатуйте його як блок тексту. Укажіть своє ім’я, адресу, місто, штат та поштовий індекс, номер телефону та адресу електронної пошти в окремих рядках через один інтервал.
Додайте пробіл, а потім додайте дату листа, ім’я одержувача, посаду, компанію, адресу, місто, штат та поштовий індекс в окремих рядках з одиничним інтервалом.
Ось зразок формату контактної інформації для заявника та компанії, до якої звертаються.
Контактна інформація для заявника та адресованої компанії
Твоє ім'я
Вашу адресу
Ваше місто, штат та поштовий індекс
Ваш номер телефону
Ваша електронна адреса
Дата
Ім'я одержувача
Звання одержувача
Компанія
Адреса
Місто, штат та поштовий індекс
Вставте контактну інформацію в нижній частині супровідного листа електронною поштою
Стандартний діловий стиль спілкування електронною поштою відрізняється, оскільки розмір пристрою, на якому одержувач переглядає лист, може не дозволяти швидко візуально відсканувати повний текст, як це робить аркуш паперу. Замість того, щоб перераховувати свою контактну інформацію вгорі, включіть її у свій підпис. Не вказуйте контактну інформацію роботодавця.
Ваш підпис за бажанням можна також пропустити вашу адресу та місце розташування. Але ви повинні вказати своє ім’я та номер телефону. Ви також можете включити відповідні посилання на свої профілі в соціальних мережах, наприклад, на ваш бізнес-сайт або профіль LinkedIn. Це може допомогти утвердити вас як авторитет у вашій галузі та вказати на ваш статус у вашій професії.
Ось зразок шаблону для контактної інформації в електронному листі:
Підпис електронної пошти
Твоє ім'я
Ваш номер телефону
Адреса вашого веб-сайту (портфоліо або URL-адреса профілю LinkedIn)
Невелика графіка, як-от логотип бізнесу, допустима у вашому підписі, але уникайте великих зображень, які відволікають увагу від тексту. Зробіть графіку простою та професійною.
Введіть бажаний спосіб зв’язку в текст супровідного листа
Оскільки у верхній або нижній частині листа ви включите більше одного способу зв’язку, важливо вказати бажаний спосіб зв’язку в основному тексті листа. Це полегшує одержувачу зв’язок з вами в джерелі, яке ви дійсно перевірите. З цієї причини ваш кращий спосіб зв’язку має бути тим, який ви перевіряєте найчастіше.
Якщо ви надсилаєте письмовий супровідний лист і часто перевіряєте електронну пошту вдень, ви можете написати: Ви можете зв’язатися зі мною в робочий час за електронною адресою, наведеною вище в кінці листа перед підписом. У повідомленні електронної пошти закінчіть таким реченням: «Я з нетерпінням чекаю на вашу відповідь. Будь ласка, не соромтеся зв’язатися зі мною за номером мого мобільного телефону в підписі нижче». Таким чином, у одержувача не буде сумнівів, куди з вами зв’язатися.
Збережіть контактну інформацію в шаблонах
Найкраще використовувати той самий основний формат, наведений вище, щоразу, коли ви ділитеся своєю ідентифікаційною інформацією в листі або електронному листі. Якщо ви віддаєте перевагу надсилати супровідні листи електронною поштою, збережіть кожен шаблон у текстовому файлі та скопіюйте та вставте його в супровідні листи за потреби. Якщо ваша контактна інформація зміниться, вам потрібно буде оновити її лише в одному місці.
Використання послідовного шаблону контактної інформації гарантує, що ви уникнете помилок, які можуть призвести до провалів у спілкуванні, і підвищить шанси почути роботу мрії.