Людські Ресурси

Важливість документації в людських ресурсах

Документація послужить вам добре, юридично та етично

Вам потрібно створити документацію про роботу співробітників якомога ближче до інциденту, щоб документація була точною.

••• Аннебек / Getty Images



ЗмістРозгорнутиЗміст

Документація — це письмовий і збережений запис працівника працевлаштування події. Ці записи складаються з державних та законодавчих елементів, документів, які вимагаються політикою та практикою компанії, документів, запропонованих найкращою практикою управління персоналом, а також офіційних та неформальних записів про трудові події.

Документи про трудову книжку

Документальний запис працівника – це письмова розповідь про його дії, обговорення, коучинг продуктивності інциденти, засвідчені порушення політики, дисциплінарні заходи, позитивний внесок, винагорода та визнання, розслідування, невиконання вимог і цілей, оцінка ефективності , і більше.

Подумайте про трудову документацію як про історію взаємовідносин співробітника з вашою організацією — на добрі і на ліжі.

Ведення цих записів дозволяє роботодавцю та працівнику зберігати письмову історію подій і обговорень, які відбувалися навколо будь-якої конкретної події. Документація про трудові відносини містить письмову документацію, яка може знадобитися для підтвердження таких дій як працівника просування по службі , співробітник підвищення зарплати , і дисциплінарний захід — в тому числі припинення трудових відносин .

Документація про співробітників, коли це необхідно, зазвичай є як позитивною, так і негативною. Це фактично, а не судження. Він описує події, як вони відбуваються, а не на основі думок та думок глядача про подію. У документації також описано дії, які були вжиті у відомих випадках, наприклад, надання офіційного визнання працівника або застосування дисциплінарних заходів.

Пам’ятайте, що вам потрібно створювати документацію якомога ближче до моменту події, щоб записи були вчасними, детальними та точними.

Під час судового розгляду документація про минулі результати діяльності працівника часто має вирішальне значення для результату, який роботодавець відчуває від події. Мета – сформувати справедливу картину роботи співробітника, не зосереджуючи увагу виключно на негативних подіях.

Види документації

Політика, процедури, довідник працівника , і плани розвитку продуктивності є також формами документації, які фіксують очікувана поведінка співробітника і вимоги робочого місця для підтримки впорядкованого, справедливого робочого місця, на якому працівники знають, чого від них очікують.

Записами також є письмові заяви обвинуваченого, обвинувача та свідків ворожих подій на робочому місці, які передбачають неналежну поведінку співробітників, наприклад сексуальні домагання або іншого серйозного порушення.

Ця документація також включає постійні записи, такі як підписана заява про працевлаштування, письмова довідки про роботу , матеріали заявки, такі як резюме та супровідні листи, а також перевірки справ. Залишився осторонь кадрова справа працівника , інші документи, такі як І-9 форма (що підтверджує право працівника на роботу в США) також зберігається, як і медичні записи, Записи FMLA , і так далі.

Документація також може бути неформальною, як у записі керівника про його або її бесіди з працівником протягом року. Важливо, що менеджери підтримувати цю документацію для всіх своїх співробітників, які звітують. Жодного працівника не слід виділяти через продуктивність для документування. Таке ставлення до одного працівника, яке відрізняється від інших, пізніше може бути витлумачено як дискримінація.

Документація може бути офіційною і зберігатися у працівника особового досьє . Очікується, що працівники підпишуть цю документацію, щоб підтвердити, що вони отримали копію, та повністю переглянули вміст. Підпис працівника не означає згоди з твердженнями в документації.

Використання документації

Рекомендується також документувати критичні інциденти, як позитивні, так і негативні, щоб керівники мали звіт про результати діяльності співробітників за певний період часу.

Організації можуть використовувати документацію, яку вони зберігають, іншими способами. Вони можуть включати процедури, робочі інструкції та інструкції з комп’ютерного програмного забезпечення, щоб назвати лише деякі з них, але для цілей функції людських ресурсів це звичайне використання документації. Наступний розділ містить інструкції щодо оформлення документів належним чином .

Зразки робочої документації

Документи про результати діяльності співробітника дозволять дисципліна , припинити , або справедливо заохочувати, винагороджувати та розпізнати співробітників. Без документації обґрунтувати будь-яку з цих дій важко та потенційно ризиковано для роботодавця.

Роботодавець повинен уникати будь-яких потенційних звинувачень щодо дискримінаційне ставлення до працівників . За винятком усіх законів, хороші роботодавці хочуть створити робоче середовище, яке буде справедливим, послідовним і підтримує цілі та кар’єрні плани співробітників.

Це середовище підтримується професійною документацією керівника про результати діяльності співробітників — як хвалебної поведінки, так і дій, які потребують виправлення або покращення. Про те, як їх задокументувати, детально йшлося раніше. Нижче наведено приклади відповідної документації.

Документування запізнень і прогулів

Неправильно:

Марк зазвичай спізнюється на роботу. Марк пропускає занадто багато роботи.

Право:

1 квітня: Марк захворів і пропустив вісім годин роботи.

4 квітня: Марк прийшов на роботу о 10 ранку, запізнившись на дві години від запланованого часу початку.

6 квітня: Марк записався на прийом до лікаря, а потім залишився вдома, щоб встановити нову піч.

12 квітня: Марк захворів і пропустив вісім годин роботи.

Документування продуктивності

Неправильно:

Мері ненадійна. Вона майже ніколи не робить те, що зобов’язалася зробити.

Право:

2 травня: Мері пообіцяла, що перший проект пропозиції продукту буде доступний для розгляду на сьогоднішній щотижневій зустрічі. Мері не підготувала проект документа, як очікувалося. Сказала, що була занадто зайнята, і люди, чия допомога їй потрібна, не повернулися до неї.

Менеджер відповів: Яка допомога вам потрібна? Інформація? Хто до вас не повернувся і що вам від них потрібно?

Карлу та Майклу потрібно було повідомити Мері про свій прогрес.

Що робить вас настільки зайнятими, що ви не встигли виконати свої зобов’язання? Бере занадто багато зобов’язань з обмеженими годинами для їх виконання.

Чим я можу вам допомогти?

Коли ви надасте проект документа для ознайомлення?

У висновку

Ці зразки надають огляд того, як виглядає ефективна документація та документація, яка написана неправильно. Дотримуйтесь цієї поради, щоб ефективно та юридично задокументувати політику, результати діяльності та події на вашому робочому місці.

Зауважте, що надана інформація, хоча й є достовірною, не гарантується щодо точності та законності. Сайт читає всесвітня аудиторія і ​ трудове законодавство і правила відрізняються від штату до штату та країни до країни. Будь ласка звернутися за юридичною допомогою , або допомога державних, федеральних або міжнародних урядових ресурсів, щоб переконатися, що ваше юридичне тлумачення та рішення правильні для вашого місцезнаходження. Ця інформація призначена для вказівок, ідей та допомоги.