Навички Та Ключові Слова

Важливі адміністративні навички, які цінують роботодавці

Помічник адміністратора на телефон

••• x-reflexnaja / iStock / Getty Images Plus

ЗмістРозгорнутиЗміст

Кандидати на роботу з сильними адміністративні навички користуються великим попитом на роботу практично в кожній галузі.

Люди з цими навичками допомагають підтримувати безперебійну роботу офісу, підтримуючи зусилля як своїх керівників, так і зацікавлених сторін. Без них компанія може швидко стати хаотичною, що заважає продуктивності та призведе до незадоволених працівників. Особи, які займають адміністративні посади, повинні вміти впоратися з багатьма рухомими частинами і складними ситуаціями одночасно.

Якщо ви прагнете отримати підвищення та підвищення по службі, розумно розвинути надзвичайні адміністративні навички.

Що таке адміністративні навички?

Адміністративні навички – це навички, пов’язані з веденням бізнесу або організацією офісу, і необхідні для виконання різноманітних робіт, починаючи від офісних помічників і закінчуючи секретарями та офісними менеджерами.

Працівники майже в кожній галузі та компанії потребують сильних адміністративних навичок. Ці навички є високою передається , що означає, що ті ж здібності, які використовуються в компанії, що спеціалізується на нерухомості, будуть актуальними і потрібні і в технологічній компанії.

Люди з адміністративними навичками пропонують підтримку, яка дозволяє компаніям досягати успіху у своїй основній місії, будь то обслуговування клієнтів чи продаж віджетів. Технічні навички, такі як вміння використовувати такі програми, як Microsoft Office, важливі для адміністративної роботи. Але й такі є м'які навички , такі як комунікативні та організаторські здібності.

Види адміністративних навичок

Важливі адміністративні навички

Баланс

Подивіться наведений нижче список важливих адміністративних навичок, які більшість роботодавців шукають у кандидатів. Він також включає підсписки відповідних адміністративних навичок.

Розвивайте ці навички та підкреслюйте їх у заявах на роботу, резюме, супровідних листах та співбесідах. Показавши, що у вас є конкретні навички, які шукає компанія, допоможе вам отримати роботу та просувати по службі.

Спілкування

Вербальна комунікація

Спілкування є критичним адміністративним м'яка майстерність . Адміністративним працівникам часто доводиться спілкуватися з роботодавцями, персоналом і клієнтами особисто або по телефону. Важливо, щоб вони говорили чітко і голосно, зберігаючи позитивний тон.

Слухання

Бути хорошим комунікатором також означає бути хорошим слухач . Вам потрібно уважно вислуховувати менеджерів, інших співробітників, а також запитання та хвилювання клієнтів.

Письмове спілкування

Письмові комунікативні навички також надзвичайно важливі. Більшість адміністративних посад передбачають багато написання. Адміністративних співробітників часто просять написати різноманітні документи, включаючи записки для своїх роботодавців, копії для веб-сайту компанії або електронні листи для співробітників або клієнтів. Вони повинні вміти пишіть чітко, точно та професійно .

Інші комунікативні завдання та навички включають:

  • Відповідь на телефони
  • Ділове листування
  • Дзвінок клієнтів
  • Відносини з клієнтами
  • Спілкування
  • Листування
  • Обслуговування клієнтів
  • Керування клієнтами
  • Редагування
  • Електронна пошта
  • Подача
  • Привітання клієнтів
  • Привітання співробітників
  • Вітаю відвідувачів
  • Міжособистісний
  • Слухання
  • Усне спілкування
  • Презентація
  • Зв'язки з громадськістю
  • Публічні виступи
  • Ресепшн
  • Стенографія
  • Командна робота
  • Письмо
  • Письмове спілкування

Технологія

Адміністративним працівникам доводиться керувати різними технологічними інструментами, починаючи від пакету Microsoft Office і WordPress і закінчуючи онлайн-програмами планування. Їм також доводиться використовувати та часто обслуговувати таке офісне обладнання, як факси, сканери та принтери.

Ось список інших технічних знань або навичок, необхідних для адміністративних працівників:

  • Комп'ютер
  • Настільне видавництво
  • Управління документами
  • Факс
  • Інтернет
  • Ведення офісної документації
  • Microsoft Office
  • Оргтехніка
  • Замовлення канцелярського приладдя
  • Обробка замовлень
  • Outlook
  • QuickBooks
  • Облік
  • Дослідження
  • Запуск офісних машин
  • програмне забезпечення
  • Електронні таблиці
  • Час і виставлення рахунків
  • Транскрипція
  • Введення тексту
  • Набір тексту з диктанту
  • Підготовка до відеоконференції
  • Голосова пошта
  • Обробка текстів

Організація

Адміністративні роботи всіх видів вимагають сильних організаційні вміння жонглювати багатьма завданнями. Адміністративний допоміжний персонал повинен керувати різними календарями, планувати зустрічі та підтримувати ефективну роботу офісу.

Ось організаційні навички, необхідні для адміністративної роботи:

  • Точність
  • Налаштування зустрічі
  • Увага до дрібниць
  • Виставлення рахунків
  • Бухгалтерія
  • Календар і докетування
  • Канцелярський
  • Ефективність
  • Подача
  • Інвентаризація
  • Юридична обізнаність
  • Багатозадачність
  • Адміністрування офісу
  • Офіс-менеджмент
  • Сортування та доставка пошти
  • Управління часом
  • Організація поїздок

Планування

Ще одна важлива адміністративна навичка – вміння планувати та планувати справи заздалегідь. Це може означати керування чиїмись зустрічами, створення плану, коли співробітники хворі, або розробку офісних процедурних систем. Адміністратор повинен мати можливість планувати заздалегідь і готуватися до будь-яких потенційних проблем з офісом.

Ось інші навички, пов’язані з плануванням, необхідні для адміністративної роботи:

  • Аналітичний
  • Спілкування
  • Оцінюючи
  • Координація заходів
  • Постановка цілей
  • Реалізаційні дії
  • Призначення зустрічей
  • Планування зустрічей
  • Дії моніторингу
  • Організований
  • Прогнозування
  • Розставлення пріоритетів

Вирішення проблеми

Вирішення проблеми а навички критичного мислення важливі для будь-якої адміністративної посади. Адміністратори часто є тими людьми, до яких співробітники та клієнти звертаються за допомогою з питаннями чи проблемами. Вони повинні вміти чути різноманітні проблеми та вирішувати їх за допомогою критичного мислення.

Ось необхідні навички вирішення проблем і критичного мислення:

  • Напористий
  • Відносини з клієнтами
  • Спільна
  • Критичне мислення
  • Прийняття рішень
  • Відносини з працівниками
  • Цілеспрямоване
  • Впровадження
  • Вирішення питання
  • Медіація
  • Координація офісу
  • Дослідження
  • Нагляд
  • Командна робота
  • Навчання
  • Вирішення проблем

Більше адміністративних навичок

Ось додаткові адміністративні навички для резюме, супровідних листів, заяв на роботу та співбесід. Необхідні навички будуть відрізнятися залежно від роботи, на яку ви претендуєте, тому також ознайомтеся з нашим списком навичок, переліченим за вакансіями та тип майстерності .

  • Динамічний
  • Обробка обладнання
  • Подача
  • Гнучкість
  • Зберігайте фокус
  • Організаційний
  • Пацієнт
  • Приємний
  • Професіоналізм
  • Винахідливість
  • Самомотивація
  • Стратегічне планування
  • Візьміть ініціативу
  • Письмове спілкування

Перегляньте зразки резюме та супровідних листів

Розгляньте приклади резюме та супровідного листа на адміністративну посаду.

Як виділити свої навички

ДОДАВАЙТЕ ВІДПОВІДНІ НАВИЧКИ ДО ВАШОГО РЕЗЮМЕ: Включіть у своє резюме терміни, які найбільше пов’язані з роботою, особливо в описі вашої трудової історії.

ВИДІЗНЮЙТЕ НАВИЧКИ У СУВТІЙНОМУ ЛИСТІ: Включіть свої адміністративні навички у свої супровідний лист . Включіть одну або дві навички та наведіть конкретні приклади, коли ви продемонстрували ці риси на роботі.

ВИКОРИСТОВУЙТЕ НАВИЧНІ СЛОВА ПІД ЧАС ПЕРЕБІВ'Ю: Ви також можете використовувати ці слова на співбесіді. Будьте готові навести приклади того, як ви використовували кожну з цих навичок, коли відповідаєте питання адміністративної співбесіди .