Навички Та Ключові Слова

Важливі навички роботи для офіс-менеджерів

Офіс-менеджер на робочому місці

•••

Томас Барвік / Стоун / Getty Images Plus

ЗмістРозгорнутиЗміст

Часто плутають із секретарем або адміністративний помічник , офіс-менеджери в багатьох компаніях працюють на високому рівні з однією з найскладніших робіт у компанії. Офісні менеджери зазвичай керують і тісно співпрацюють з іншими керівниками відділів, щоб створити здорове робоче середовище.

Ті, хто хоче найняти офіс-менеджера, будуть вибірковими. Якщо ви бажаєте працювати на цьому типі роботи, ви можете підвищити свої шанси отримати роботу, знаючи, які зі своїх навичок та досвіду слід підкреслити під час процес подачі заявки та співбесіди .

Які навички потрібні, щоб бути офіс-менеджером?

Офісні менеджери несуть відповідальність за безперебійну роботу всього офісу чи комплексу офісів. Це може включати такі обов’язки, як управління та нагляд за одним або кількома адміністративними помічниками.

Офіс-менеджери, як правило, не потребують спеціалізованої освіти, але їм потрібен багато відповідного досвіду та добре розвинених навичок як на адміністративних, так і на управлінських посадах.

Не всі посади офіс-менеджера вимагають однакового сукупність навичок . Багато що залежить від того, скільки офісних помічників ви повинні контролювати, скільки людей користується офісом, яким ви будете керувати, і яке програмне забезпечення та інші системи використовує ваш роботодавець.

Типи навичок офіс-менеджера

адміністративний

Як офіс-менеджер, ви несете відповідальність за виконання ряд адміністративних завдань . Сюди входить найм і звільнення працівників, проведення оцінки ефективності, навчання нових співробітників та нагляд за іншими.

У вашу юрисдикцію також може входити схвалення офіційних заявок, ведення загальних ділових операцій та ведення документації та кадрових записів.

Аналітичний

Частиною вашої ролі буде пошук способів краще виконувати свою роботу. Якщо ви зможете визначити неефективність у роботі вашого офісу та надати рішення, ви можете заощадити багато грошей своєму роботодавцю і позбавити своїх колег від напруження.

Чудовий офіс-менеджер буде постійно запитувати себе, стосовно всіх процесів, практик і процедур, чи має це сенс? Це найкраще, що ми можемо зробити? Рекомендується включити а список аналітичних навичок у вашому резюме.

  • Творчість
  • Оптимізація
  • Вирішення проблеми
  • Критичне мислення
  • Управління процесами
  • Дедуктивне мислення
  • Індуктивне міркування

Увага до дрібниць

Як офіс-менеджер, гроші зупиняються на вас. Ви несете відповідальність за своєчасне замовлення належного канцелярського приладдя, за точне та організоване ведення записів, а також за відстеження потреб і проблем усіх інших працівників офісу.

Якщо ви добре виконуєте свою роботу, офіс буде працювати сам. Якщо ви помилите деякі деталі, інші люди можуть бути не в змозі повністю виконувати свою роботу.

  • Облік
  • Орієнтований на деталі
  • Інтуїція
  • Проактивність
  • Точність
  • Виявлення системних проблем

Спілкування

Подібно до офісних помічників, ви часто будете одним із перших, кого побачать відвідувачі, і іноді ви можете бути єдиним, кого вони побачать, якщо хтось із професіоналів, які працюють у вашому офісі, випадково відсутня. Ви повинні діяти як ефективний секретар, одночасно виконуючи інші свої обов’язки.

Ви також можете бути основною точкою контакту між різними людьми, які користуються офісом, і, можливо, між вашим офісом та іншими в одній організації.

Можливо, вам доведеться потренуватися вирішення конфліктів і делегат працювати. Усе це створює велику кількість спілкування, як письмового, так і усного, яке завжди має бути точним, ефективним, дружнім і професійним.

  • Письмове спілкування
  • Усне спілкування
  • Прийом
  • Телефонний етикет
  • Доступний
  • Активне слухання

комп'ютер

Важливо, щоб офіс-менеджери мали широкий спектр комп'ютерні навички . Особливості будуть залежати від вашого роботодавця, але зазвичай включають введення даних, електронні таблиці та загальні ІТ-завдання.

Керування офісами може включати в себе величезну відповідальність. Офіс-менеджери зазвичай працюють на вершині організації, маючи руки в кожному аспекті компанії. Якщо ця центральна роль вам подобається, продовжуйте переглядати список навичок, щоб побачити, чи може це бути для вас кар’єрою.

  • Пакет Microsoft Office
  • Операційні системи
  • Введення даних
  • Цифрові календарі
  • Управління електронною поштою
  • Програмне забезпечення KPI
  • Усунення несправностей програмного забезпечення
  • Файлообмінник

фінанси

Ваші обов’язки можуть включати ведення бухгалтерського обліку, виставлення рахунків, складання бюджету та бухгалтерський облік. Від вас також може знадобитися розраховувати заробітну плату, дрібну готівку та QuickBooks записи. До ваших обов’язків також можуть входити квартальні та піврічні звіти. Принаймні, якщо ваш офіс взагалі займається грошима, ви несете відповідальність за те, щоб вони були добре оброблені.

  • Бухгалтерія
  • Бюджетування
  • Бухгалтерське програмне забезпечення
  • Фінансова звітність
  • Рахунки-фактури
  • Відповідність
  • Цілісність

Лідерство

Як керівник, який може бути великою групою офісних помічників, вам потрібно підтримувати мотивацію та координацію всіх. Вам доведеться зробити командна робота відбутися.

Ваша робота включатиме встановлення стандартів для роботи всіх інших та забезпечення виконання цих стандартів.

Лідерство часто означає допомагати іншим людям розвиватися в їхній кар’єрі, а також допомагати людям розпочати себе та добре спілкуватися один з одним.

  • Координація
  • Встановлення та керування очікуваннями
  • Командна робота
  • Співпраця
  • Мотивація
  • Керівництво
  • Менеджмент
  • Навички міжособистісного спілкування

Більше навичок офіс-менеджера

  • Аудит
  • Бенчмаркінг
  • Інтеграція
  • Виставлення рахунків
  • Настільне видавництво
  • Транскрипція
  • Формальність
  • Підшипник
  • Процес пакування та відправлення юридичних документів
  • Конспектування
  • Пам'ять
  • Проблемна чутливість
  • Управління часом
  • Розстановка пріоритетів
  • Стресостійкість
  • Вирішення проблем
  • Управління соцмережами
  • Вичитка
  • Переглядаючи
  • Складання
  • Правильне використання пошукових систем
  • Написання звіту
  • Розробка та підтримка стандартних операційних процедур (СОП)
  • Терміни
  • Багатомовний
  • Професіоналізм
  • Обслуговування клієнтів
  • Стійкість

Як виділити свої навички

Додайте відповідні навички до свого резюме: Використовуйте назви своїх релевантних навичок як ключові слова у своєму резюме , тож керівник з найму може чітко бачити, що у вас є те, що вони шукають.

Підкресліть навички у своєму супровідному листі: Переконайтеся, що ваш лист визначає ваші основні компетенції, використовуючи деякі з перерахованих вище навичок.

Використовуйте вмільні слова на співбесіді: Готуючись до співбесіди, придумайте принаймні один конкретний приклад, коли ви використовуєте свої найбільш відповідні навички.