Управління проектами, альтернативи діаграмам Ганта
5 способів відстежувати свій проект без використання діаграм Ганта
••• Хенрік Соренсен / Райзер / Getty Images
Менеджери проектів використовують діаграми Ганта як дуже корисний інструмент для відстеження та координації всіх дрібних кроків, які виконуються у великому проекті. Діаграми Ганта можуть швидко стати непосильними та безладними. Вони можуть виявитися особливо заплутаними для людей, які не вміють їх читати. Спробуйте використати діаграму Ганта, щоб пояснити свій прогрес клієнту або колезі з іншого відділу, і у вас може виникнути серйозна проблема.
Це не єдиний виклик діаграми Ганта. Дані в діаграмі Ганта зазвичай потрібне спеціальне програмне забезпечення для перегляду, редагування та друку, що майже завжди є проблемою. Крім того, іноді ви хочете зосередитися лише на невеликій частині проекту, не будучи перевантаженою всією додатковою інформацією для всього проекту.
Хоча діаграми Ганта є прекрасним рішенням для управління проектами, вони не єдині. Коли вам потрібно переглянути меншу вибірку інформації, або вам потрібно представити спрощену версію — або частину інформації — у ситуації, коли діаграма Ганта не буде практичною, альтернативний метод може підійти.
Списки завдань
Кожен у бізнес-спільноті має бути знайомий з основним списком справ. Насправді, бути організованим є одним із високі навички для менеджера проекту .
Список завдань переносить список справ на наступний рівень. За допомогою списку завдань ви можете додати додаткові стовпці, щоб показати, хто буде виконувати кожне завдання, статус завдання, дати початку та завершення, а також ймовірність того, що завдання буде виконано вчасно. Ви навіть можете додати прапорці, щоб члени вашої команди перевіряли їх після виконання елементів.
Електронні таблиці
Іншою альтернативою є спрощена діаграма в електронній таблиці. Ви все ще можете перераховувати завдання ліворуч, а також можете затінювати смуги, щоб показати свій рівень прогресу та приблизні дати початку та завершення завдань.
Однак створення електронних таблиць може займати багато часу і оновлювати їх, тому ви не захочете використовувати їх як рішення для управління проектом. Однак для простого одноразового звіту для клієнта або менеджера спрощена електронна таблиця може візуально викласти проект таким чином, що
легко пояснити і зрозуміти. Це також хороший варіант для відстеження прогресу проекту.
Блок-схеми
Блок-схеми або мережеві діаграми показують завдання проекту в порядку їх виконання. Блок-схеми можуть бути як простими, так і складними, як вам заманеться. Наприклад, ви можете або не захочете вказати таку інформацію, як дата початку та закінчення кожного кроку, ідентифікаційний номер завдання або
Розташування. Майте на увазі, що надто багато інформації може ускладнити читання цих діаграм.
Хоча багато людей вважають блок-схеми легшими для читання та розуміння, ніж діаграми Ганта, їх створення може бути складним. Крім того, вони часто не підходять для великих і складних проблем. Блок-схеми найкраще підходять для представлення простих проектів із завданнями, які природним чином переходять від одного до
наступний, але не повинен використовуватися як довгостроковий інструмент або для занадто складних проектів.
Канбан дошки
Чи є у вашому проекті велика кількість кроків, які не обов’язково потрібно виконувати в послідовному порядку? У вас є кілька людей, які працюють над одним проектом, чи завдання часто оновлюються? Якщо так, Канбан може запропонувати ідеальне рішення для вас.
За допомогою дошки Kanban кожне завдання проекту записується на липучці та розміщується у відповідній колонці, наприклад «зробити», «виконується» або «зроблено». Коли кожне завдання буде виконано, відповідна наклейка переміщується по дошці, доки всі нотатки не будуть у стовпці «зроблено».
Цю організаційну систему дуже легко зрозуміти та швидко модифікувати, але вона не дуже портативна, і вам потрібно бути обережним, щоб жодна з нотаток не впала та не загубилася.
Звіти про стан
Діаграми Ганта — чудовий інструмент для відстеження ваших проектів, а не обов’язково для передачі їх. Якщо все, що вам потрібно зробити, це повідомити про свій прогрес клієнту, спонсору проекту або іншим членам команди, а звіт про стан може бути вашим найкращим варіантом. Крім того, багато програм для управління проектами створюють спрощені, легкі для розуміння звіти про стан лише кількома клацаннями миші, заощаджуючи ваш дорогоцінний час та енергію.
Діаграми Ганта дуже практичні для відстеження всіх завдань, які входять до великого проекту, але вони не завжди найкращі для передачі цієї інформації іншим, особливо тим, хто не звик їх читати.
У вас є кілька інших альтернатив. Спробуйте самостійно одну з п’яти альтернатив діаграми Ганта. Ви можете бути приємно здивовані тим, скільки часу ви можете заощадити.