Менеджмент І Лідерство

Що не так з брудним столом?

Безладний стіл

•••

kyoshino / E + / Getty Images



З кожним днем ​​вам підкидається все більше і більше інформації. Нова пошта, звіти різних комітетів, рахунки-фактури, пропозиції та багато іншого надходять на ваш стіл кілька разів на день. Ви занадто зайняті, щоб з цим негайно впоратися, тому він просто починає накопичуватися. Ваш робочий стіл починає виглядати як зона бойових дій.

Проблема тут не в тому, що ваш стіл безладний; проблема в тому, що важливі речі губляться. Він або похований новим матеріалом, або він знаходиться в новому матеріалі, але його не помічають. В результаті ви витрачаєте занадто багато часу на речі, які просто термінові, а не важливі.

Коли ваш бос хоче знати, як скоро вона зможе отримати цей звіт для Віце-президент , ви не хочете сказати їй, що не помітили записку, яку вона надіслала вам із запитом на звіт. Ваш бос також не буде в захваті від того, що макет для нової лінійки продуктів запізнився, тому що ви відклали його, і він був прикритий, і ви забули про нього.

Деякі люди скажуть вам, що найкращий спосіб вирішити цю проблему – чистий стіл. Інші кажуть, що безлад – це нормально. Хто правий?

Засмічений стіл, захаращений розум

Не так давно існував популярний вислів «засмічений стіл — ознака засміченого розуму». Цей вираз породив цілу індустрію, призначену для допоможіть керівникам бізнесу очистити їхні робочі столи як ознака їхньої гостроти розуму.

Безсумнівно, ви бачили фільми, де бос сидить у своєму офісі на вершині хмарочоса в центрі міста. Він сидить за столом зі скляною поверхнею без ящиків. Єдиними прикрасами є вражаючий набір ручок для підписання важливих документів і телефон або домофон, щоб він міг віддавати накази.

З іншого боку...

Багато людей не бачать нічого поганого в тому, що купи паперу покривають робочий стіл, навіть розсипаються на сидіння крісел і підлогу офісу. Вони цитують такі прислів’я, як «безладний стіл — ознака геніальності», а «безладний стіл — це лише ознака брудного столу».

Ми всі знаємо когось, чий стіл такий. Ви не розумієте, як вони можуть навіть визначити, металевий чи дерев’яний робочий стіл. Проте, коли ви просите їх про щось, вони підходять прямо до купи, гортають 2 або 3 аркуші й витягують те, що ви просили.

Що працює для вас

Обидві сторони правильні. Питання не в тому, що правильно. Питання в тому, що зробить вас більш ефективними. Існує кілька основних рекомендацій, які стосуються обох підходів, але головне — працювати так, щоб ви були максимально ефективними. Майже кожному потрібно позбутися безладу на своєму столі, але мати на столі не більше одного предмета в будь-який момент часу не підійде багатьом з нас.

Багато людей працюють над кількома проектами одночасно (або майже в один час). Творчі типи відчувають потребу мати натхнення оточуючи їх. Особи, які орієнтуються на деталі, потребують під рукою обсягів довідкового матеріалу. Деякі люди відчувають, що купа роботи змушує їх виглядати зайнятими і, таким чином, тримає їх у безпеці в часи звільнення . Інші вважають, що чистий стіл показує, наскільки ефективно вони виконують роботу. Важливо робити те, що працює на вас.

Як приборкати монстра

Незалежно від того, чи збираєтеся ви використовувати стерильний скляний робочий стіл або просто хочете внести трохи більше порядку в хаос свого робочого столу, є кілька основних рекомендацій:

  • Дійсно хочу покращити: Ми не рекомендуємо суворий підхід, який деякі роблять. На жаль, це залишає виправдання, щоб бути надто легкими до себе. Ця спроба зробити ваш стіл менш захаращеним і ефективнішим залежить від серйозних зусиль.
  • Зберігати, кидати або переміщати: Знайдіть три ємності. Позначте найменшу мітку «зберігання». Позначте найбільший «кидок». Поставте інший контейнер із позначкою 'перемістити'. Справді важливі речі потраплять у ваш контейнер для зберігання, щоб потім відсортувати. Все, що ви хочете забрати додому або подарувати, потрапляє в контейнер для переміщення. Все інше потрапляє в контейнер для викидання.
  • Почніть із найстарішого: Подивившись на них, можна визначити, яка купа найстаріша. Зазвичай він знаходиться найдальше від вашого крісла. Найпростіше буде викинути предмети з цієї купи.
  • Оцінюйте кожну деталь лише один раз: Подивіться на кожен предмет у купі. Вирішіть, в яку ємність він буде йти. Ви не можете повернути його на свій стіл на потім, ви повинні вирішити зараз. Покладіть все в одну з трьох ємностей. Іншого варіанту немає.
  • Запитайте себе це: Перше запитання: 'Чи є у мене це десь ще, чи я можу отримати це від когось?' Якщо у вас є копія в електронній пошті, у звіті чи на столі особи, яка підготувала аналіз ринку тощо, вам не потрібно зберігати іншу копію. Кинь це. Потім запитайте: 'Навіщо мені це?' Якщо відповідь: а) вжити заходів щодо цього, б) зробити щось із цим, коли я отримую більше інформації від когось, або в) посилатися на те, що я виконую іншу роботу, покладіть це до купи. (Після того як ви позбудетеся від безладу, ви пересортуєте свою купу за цими трьома категоріями, тому не соромтеся розділити їх зараз. Це заощадить час пізніше.) Якщо ваша відповідь була іншою, киньте цей предмет.
  • Будь безжальним і сміливим: Проходячи через кожну купу, наближаючись до того, що щойно надійшло, будьте безжальними у своїх рішеннях. Не беріть полонених. Якщо він вам дійсно не потрібен, викиньте його. І будь сміливим. Не чіпляйтеся за щось тільки тому, що колись хтось може запитати вас про це. Не будуйте паперову фортецю, щоб захистити себе.

Керуйте проблемою

Ваш робочий стіл не повинен бути стерильним і повністю позбавленим паперу, хоча це може бути, якщо це допомагає. Ваша мета — організувати робочий стіл так, щоб він максимально підвищив вашу ефективність. Якщо це означає, що на вашому столі на кілька купок більше, ніж у людини по сусідству, це нормально – за умови, що все, що ви зберегли, допоможе вам зустрітися ваша мета – підвищення ефективності .